Comment gérer un département achat

par Pauline

Après un certain niveau de croissance, votre PME peut avoir besoin de meilleurs processus d’achat, d’un responsable des achats dédié, voire d’un service des achats. Bien qu’il s’agisse d’une étape passionnante, nous savons qu’elle peut aussi être un peu anxiogène.

Si vous êtes un chef d’entreprise et que vous vous demandez comment gérer un service des achats, consultez notre guide pratique ci-dessous. Nous allons couvrir :

  • Le rôle d’un service d’achat
  • Objectifs des achats
  • Les 6 étapes du processus d’achat
  • Comment mettre en place un service des achats
  • Ce qu’il faut rechercher chez un responsable des achats
  • Logiciels d’achat

Quel est le rôle d’un service des achats ?

Le rôle d’un service des achats est varié, car il peut dépendre du type d’entreprise que vous avez, mais la plupart d’entre eux couvrent ces tâches communes :

  • Achats stratégiques et opérationnels
  • Commande, gestion du stock et de l’inventaire
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs et négocier avec de nouveaux fournisseurs
  • Respecter les budgets et effectuer l’analyse des besoins
  • Créer des politiques et des procédures d’achat
  • Conformité des produits et contrôle de la qualité
  • Coordonner les livraisons
  • Gestion des installations de stockage et des opérations d’entreposage

Avant d’envisager de créer un service des achats, vous vous demandez peut-être pourquoi vous en avez besoin. Mis à part l’évidence – cela vous prend trop de temps – il y a huit autres raisons pour lesquelles il pourrait être temps d’embaucher un directeur des achats.

  • Votre entreprise se développe
  • Les dépenses de votre entreprise augmentent
  • Le nombre d’employés augmente et/ou l’entreprise s’implante dans de nouveaux locaux
  • Le temps est limité lorsqu’il s’agit de trouver des fournisseurs, de lancer des appels d’offres et de négocier avec eux.
  • Les renouvellements de contrats se font automatiquement sans qu’une politique de révision soit mise en place.
  • Limitation de l’activité en raison d’un manque d’approvisionnement en produits.
  • Le stock n’est pas géré correctement, ce qui entraîne des problèmes de coûts importants.
  • Il n’y a pas d’analyse des dépenses

Si vous reconnaissez certains (ou tous ?) des points ci-dessus – et que vous commencez à tirer la sonnette d’alarme – voici les prochaines étapes à envisager pour la mise en place d’un service des achats.

Quels sont les objectifs des achats ?

L’une des premières choses à voir lors de la mise en place de votre processus d’achat est de comprendre ce que vous voulez réaliser. Ainsi, tout ce qui suit s’alignera sur ces objectifs.

Si vous n’êtes pas sûr de vous, voici quelques pistes pour commencer.

1. Réduire les coûts

Avec un responsable ou un service achats dédié, il pourra réaliser de nombreuses réductions de coûts. Cependant, il ne s’agit pas nécessairement d’obtenir les prix les plus bas pour les produits et services – il s’agit également de négocier de meilleures conditions, d’établir des relations avec des remises de fidélité et d’aider votre entreprise à être plus transparente sur la façon dont elle dépense son argent.

2. Sécuriser la chaîne d’approvisionnement

Les dernières années nous ont beaucoup appris, notamment à quel point il est facile de briser les chaînes d’approvisionnement et les conséquences qui en découlent. En maintenant un stock de sécurité des produits dont votre entreprise a besoin, vous serez en mesure de minimiser les risques lors de la fabrication et/ou de la livraison aux clients.

3. Répondre aux exigences budgétaires

La responsabilité des achats dépend du respect des budgets de l’entreprise, ce qui peut en faire la meilleure cible pour un service des achats.

4. Contrôle de la qualité et produits livrables

Selon votre secteur, le contrôle de la qualité peut jouer un rôle important dans votre réussite. Par conséquent, l’établissement de normes, le contrôle de la conformité et l’établissement de niveaux de performance sont essentiels. Cela peut également inclure le maintien de la livraison en temps voulu des produits et/ou services – un autre maillon important de la chaîne d’approvisionnement.

5. Recherche et développement

En établissant des relations avec les principaux fournisseurs, le service des achats peut contribuer à l’innovation dans votre entreprise, ainsi qu’à l’obtention d’un avantage concurrentiel sur les autres acteurs du secteur grâce à de meilleurs prix, une meilleure qualité ou la satisfaction des consommateurs du produit et/ou du service.

6. Trouver la bonne technologie

Il existe de nombreuses options en matière de technologie de l’information d’entreprise, et le service des achats sera en mesure de choisir la meilleure solution pour vous faire gagner du temps et de l’argent, et vous permettre de surveiller et d’adopter la bonne technologie à tout moment pour s’adapter à l’évolution des besoins.

Là encore, les besoins et les objectifs varient en fonction du type d’entreprise et du secteur d’activité, mais il est essentiel de veiller à ce que vos objectifs de gestion stratégique soient étroitement liés aux objectifs de votre service des achats (et vice versa), car aucun d’entre eux ne fonctionne de manière isolée.

Quelles sont les principales étapes du processus d’achat ?

Il y a six étapes principales dans le processus d’achat. Cependant, vous constaterez peut-être que votre entreprise en nécessite plus d’un ou deux, ou l’ordre des étapes ci-dessous variera légèrement en fonction de ce que vous fabriquez et vendez.

  • Identifier un besoin
  • Examiner les demandes
  • Sélectionner un fournisseur
  • Commander à l’aide d’un bon de commande
  • Exécution et livraison
  • Effectuer le paiement

1. Identifier un besoin

Cette étape est explicite, mais il est important de commencer. Les besoins des entreprises peuvent varier de simples demandes opérationnelles (comme le renouvellement d’un logiciel) à des demandes plus complexes (comme l’achat de pièces pour fabriquer de nouveaux produits). À ce stade, il est également bon de clarifier la quantité requise, le délai de livraison et le lieu de livraison.

2. Examiner la demande

Une fois qu’un ordre d’achat a été demandé, le responsable des achats l’examine et s’assure de la disponibilité du budget. Il peut également être nécessaire de communiquer avec divers autres responsables pour vérifier si le besoin d’achat est vital pour les opérations commerciales. Si l’ordre d’achat est approuvé, il se transforme alors en Bon de commande avec un numéro correspondant à des fins de comptabilisation et de traitement.

3. Sélectionner un fournisseur

L’étape suivante consiste à acquérir le produit ou le service par l’intermédiaire d’un fournisseur. S’il existe déjà des accords en place, c’est assez simple. Mais si la commande nécessite de s’adresser à un nouveau fournisseur, votre entreprise devra demander un devis ou lancer un appel d’offres. La meilleure pratique consiste à examiner au moins trois fournisseurs potentiels, en comparant des éléments tels que le prix, le délai de livraison et la réputation.

Dans certaines entreprises, c’est le service ou la personne qui fait la demande qui fait la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des informations. Dans d’autres, c’est le rôle du responsable ou du service des achats de suivre ce processus.

4. Finaliser le bon de commande

Une fois que le bon de commande a été approuvé et que le fournisseur a été choisi, une demande de commande est envoyée au fournisseur pour l’informer de l’intention d’acheter. Cela peut se faire par voie électronique ou manuellement avec les documents appropriés.

5. Exécution/livraison

Le fournisseur exécute ensuite la commande en la livrant à l’adresse demandée dans le délai convenu à l’étape 3. À ce stade, il est important que la personne qui reçoit les biens ou les services vérifie que la commande est complète et qu’elle correspond à ce qui a été stipulé par le fournisseur – en termes de quantité, de qualité, etc. En cas de divergence, c’est à ce moment-là que les problèmes doivent être soulevés.

6. Effectuez le paiement

Une fois que les biens/services ont été reçus et acceptés, le fournisseur envoie une facture afin que le paiement puisse être effectué et que la transaction soit terminée.

Il est important de noter que ces étapes peuvent varier en fonction du secteur d’activité dont relèvent les achats. En effet, les achats peuvent être séparés en deux fonctions – stratégique et opérationnelle -, la partie opérationnelle étant divisée en trois sous-fonctions : les achats directs, indirects et de services.

Dans une petite entreprise, ces distinctions peuvent ne pas être aussi évidentes. Fondamentalement, l’aspect stratégique consiste à se concentrer sur les besoins et les objectifs de l’organisation, avec la responsabilité de la prise de décision de haut niveau. L’aspect opérationnel est l’administration quotidienne du service des achats – traitement des commandes, réception des stocks et traitement des factures.

Les achats directs concernent les matières premières nécessaires à la fabrication et les biens de production, les achats indirects concernent les opérations quotidiennes d’une entreprise – comme les imprimantes et les fournitures de bureau – et les achats de services concernent l’engagement des services d’une autre entreprise pour aider à des choses comme le recrutement, la publicité, la recherche ou l’informatique.

Comment mettre en place un service d’achat

La création d’un service d’achat est comme la mise en place de toute autre partie de votre entreprise – elle nécessite une planification, une stratégie et des processus. Voici quelques-uns des éléments que vous devez inclure :

  1. Désignez les personnes de l’entreprise qui peuvent effectuer des achats, signer des bons de commande, approuver les dépenses de l’entreprise et fixer des limites pour les différents besoins. Centraliser tous les achats et structurer les contrôles budgétaires et la gestion des dépenses.
  1. Établir des politiques et des procédures pour le service des achats – envisager d’inclure un organigramme opérationnel pour faciliter le processus de décision.
  1. Choisir un logiciel de gestion de la chaîne d’approvisionnement et/ou de gestion des achats.
  1. Mettre en place un système de bons de commande pour permettre l’autorisation et le suivi des dépenses.
  1. Créez un « service de réception » avec un processus de réception des produits avec une commande.
  1. Posez les bases du maintien de niveaux d’inventaire précis, ainsi que de la programmation des achats si nécessaire.
  1. Établir une liste de fournisseurs préférés en fonction de critères de sélection clés.
  1. Développez une stratégie de gestion des risques.
  1. Affectez des ressources adéquates au service, ou prévoyez de le faire lorsqu’il atteindra une étape désignée.
  1. Alignez les objectifs de l’entreprise avec les paramètres mesurables du service des achats.

A noter qu’il est également possible de simplifier ce processus en faisant appel à un cabinet conseil spécialisé en achat, qui vous aidera lors de toutes ces tâches et prendra le rôle du service achat.

Une fois que votre service des achats est en place, il y aura toujours moyen d’améliorer et de développer ses capacités, afin d’apporter une plus grande valeur ajoutée à votre entreprise et de maximiser les économies de coûts.

Ce qu’il faut rechercher chez un responsable des achats

Lorsque vous recherchez un directeur des achats ou un cabinet conseil en achat pour assumer la responsabilité de l’approvisionnement de votre entreprise, vous recherchez idéalement une personne qui a de l’expérience et une connaissance de la chaîne d’approvisionnement et de son fonctionnement.

Il doit posséder des compétences telles que la capacité à étudier le marché, à négocier avec assurance, à manier les chiffres et les bases de la comptabilité, à suivre méthodiquement les processus et à faire preuve d’initiative pour prendre les bonnes décisions.

Vous voulez également qu’ils soient capables de nouer des relations solides, de communiquer efficacement, de gérer le personnel et de maintenir un haut niveau d’organisation dans leur département.

Logiciel d’achat

Voici la règle d’or de la mise en place et de la gestion d’un service des achats : jetez la paperasse. Brûlez-la, déchiquetez-la – qu’importe. Mais ne vous fiez pas au papier physique dans le cadre de votre processus. Nous vivons à une époque où la technologie peut nous rendre la vie tellement plus facile, sans stress et directe. Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels qui vous aident à gérer le processus d’achat. La plupart des bons logiciels de gestion des stocks et des achats vous permettront de créer des bons de commande, d’ajouter des coûts, de gérer les retours des fournisseurs, de recevoir les achats de pièces, etc.

Utiliser un logiciel d’achat plutôt que du papier vous offrira plusieurs avantages : vous ne risquez pas de perdre de documents importants, les calculs et certaines fonctions sont automatisées, pour les logiciels utilisant le Cloud vous pouvez également consulter ces documents n’importe où et n’importe quand.

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